Internkontroll
Offentlige tilskudd må brukes i tråd med lov, forskrifter og forutsetninger fra Kultur- og likestillingsdepartementet.
Ansvaret for å følge dette gjelder alle organisasjonsledd som bruker offentlige tilskudd til voksenopplæringsvirksomhet:
§ 14. Krav til internkontroll
Studieforbundene har ansvar for at organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for intern kontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev. Det skal finnes dokumentasjon på rutiner for internkontroll.
(Forskrift om studieforbund godkjent av Kultur- og likestillingsdepartementet)
Stikkprøver
Stikkprøver er når Funkis kontrollerer at kurs i medlemsorganisasjonene følger loven. Når Funkis gjennomfører stikkprøver spør vi om fire ting: kunngjøring, pedagogisk innhold, regnskapsdokumentasjon og bekreftelse på deltakelse. I denne videoen forklarer Pia hvordan stikkprøvekontroll foregår i Funkis:
Å kontrollere andre ting enn punktene over er utenfor Funkis’ mandat, og vi tar kun imot dokumentasjon som omhandler stikkprøver.
Internkontroll
Om dere ønsker å kontrollere ting utover stikkprøvepunktene (f.eks. for statistiske formål) kan dette gjøres internt i organisasjonen uten at Funkis involveres. Derfor anbefaler Funkis at medlemmer har rutiner for internkontroll i egen organisasjon.
Andre tips
- Ha disse rutinene tilgjengelig på deres egne nettsider.
- Informasjon om internkontroll av Funkiskurs bør brukes aktivt, for eksempel ved å vise videoen om internkontroll eller annet materiale.
- Informer kursdeltakerne om at kurset er støttet av Funkis, og at de dermed kan bli kontaktet av oss ved en stikkprøvekontroll.
- Bruk gjerne verktøyene på nettsiden random.org for å tilfeldig velge hvilke kurs som skal kontrolleres
Hvordan gjennomføre internkontroll?
Internkontrollen gjennomføres i tråd med Forskrift om studieforbund, godkjent av Kultur- og likestillingsdepartementet.
Kontrollere hva og hvordan? Krav til kurs Kontrollpunkt Dokumentasjon “Kurset skal være offentlig kunngjort og åpent for alle; dette er ikke til hinder for at et kurs primært retter seg mot bestemte målgrupper.” (§ 11, punkt e) Hvor er kurset utlyst eller kunngjort?* Kopi av invitasjon og/eller et skjermbilde av hjemmeside/Facebookside hvor man ser at kurset er utlyst for alle
* For interne kurs for ansatte/styremedlemmer er det nok å sende kopi av epostinnkalling“Studieplan for kurset skal være godkjent av studieforbundet eller medlemsorganisasjon før kursstart” (§11, punkt c) Hva er det pedagogiske innholdet i kurset?* Beskrivelse av det pedagogiske innholdet i kurset, basert på studieplanen som er brukt
* Kopi av program/innhold og/eller en pedagogisk beskrivelse av kurset som samsvarer med innholdet i studieplanen“Opplæringstilskuddet (...) skal i sin helhet benyttes til kurs i studieforbundet eller medlemsorganisasjonene.” (§ 5, andre punkt)
"Tilretteleggingstilskuddet skal kompensere for tilleggskostnader studieforbund har i forbindelse med tilrettelagt opplæring for deltakere med særskilte behov.” (§6, første punkt)Hva har tilskuddene blitt brukt til?* Kopi av faktura og kvitteringer
* Ved TRT må det være tydelig hvilke merkostnader TRT er brukt på, samt kvitteringer for disse."a. Deltakeren skal være fylt 14 år innen utgangen av det året opplæringen foregår.
b. Deltakeren skal ha deltatt i minst 3/4 av kurstimene.” (§ 12)Oppfyller kurset krav til deltakelse?Bekreftelse på deltakelse. Ta kontakt med 2-3 deltakere per kurs og sjekk. Hvor ofte gjennomføre internkontroll?
Internkontrollen gjennomføres i tråd med Forskrift om studieforbund, godkjent av Kultur- og likestillingsdepartementet.
Hvor ofte kontrollere? Antall kurs per år Antall kontroller per år 1-50 4 1-50 10 1-50 20 1-50 30