Kriterier

Hvilke kurs og hvilke organisasjoner vi sjekker, skal være helt tilfeldig trukket ut blant alle kurs vi har tildelt voksenopplæringsmidler. Vi benytter oss av nettsiden random.org. for å stokke kursnummer i tilfeldig rekkefølge. Ut fra denne listen trekker vi ut så mange kurs vi ønsker å undersøke. Vi bruker samme nettsiden for å trekke ut hva i kurset vi ønsker å kontrollere. Det kan være at vi ønsker å se regnskap med bilag, bekreftelse på deltakelse fra deltakerne, pedagogisk innhold, beskrivelse av tilretteleggingsbehov, hvor kurset er kunngjort/utlyst.

Vi ønsker at flere av de mellomstore og store organisasjonene blir sjekket i løpet av året. Lokallag med mange kurs og stor aktivitet har også prioritet.
I tillegg til våre stikkprøver, vil også revisor ta stikkprøver fra et utvalg kurs han/hun selv trekker ut.

Dokumentasjon og arkivering

Vi gjennomfører internkontroll iht. våre gjeldende rutiner og maler. Malene skal inneholde informasjon om hva slags dokumentasjon vi ber om. Disse finnes i en egen mappe på fellesområdet til administrasjonen.

All kommunikasjon og dokumentasjon rundt en internkontroll vil bli lagret i våre systemer, og kan etterprøves om det er behov for dette, og /eller ny dokumentasjon dukker opp.

Saksgangen i internkontrollen

Vi sender ut brev i forkant til leder og studieleder i lokallaget/organisasjonen som blir tatt ut. Brevet inneholder informasjon om prosessen og krav til ønsket dokumentasjon.

Når all relevant informasjon er hentet inn, behandles saken så fort som mulig.

Når kontrollen er ferdigstilt og vi har trukket vår konklusjon, sendes det umiddelbart svar til leder og studieleder til lokallaget/organisasjonen vi har kontrollert. Sentral studieleder i gjeldene organisasjon settes på kopi i de tilfellene vi sjekker lokallag og fylkeslag.

Hvis studieforbundet ikke mottar etterspurt dokumentasjon etter 1 mnd. fra første utsendte varsel, vil studieforbundet anse at arrangør ikke har dokumentasjon for at kurset var gjennomført iht. krav i voksenopplæringsloven og Funkis` tilskuddsforvaltning, og be om at tilskuddet betales tilbake. 

Stikkprøver skal aldri vurderes av kun en person.

Avvik

Avvik kan få ulike utfall:

• Veiledning og forklaring på hva som er gjort feil
• Studieleder kan bli fratatt retten til å melde inn kurs i tilskuddsportalen FunkisKurs
• Krav om tilbakebetaling av tilskudd
• Krav om opplæring av studieleder
• Politianmeldelse

Alle avgjørelser på avvik har rett på en god og saklig begrunnelse. Avvik vil bli vurdert ut fra et helhetlig perspektiv, og flere ulike tiltak kan bli vurdert i saken ut fra alvorlighetsgrad og/eller gjentakelser.

Informasjonsflyt i administrasjonen

Om noen i administrasjonen mottar varsel, skal dette umiddelbart tas videre til ansvarlige for internkontroll. Det er Pia Regine Østby Johannesen og Roger Håkon Skår som tar seg av disse sakene.

Evaluering

Rutiner for internkontroll etter varsel evalueres hver høst.

Oppdatert 27.10.23. Pia Regine Østby Johannesen