Denne håndboka gir veiledning og retningslinjer for effektiv og ryddig økonomistyring i Funkis. God økonomistyring skal sikre at vi får gode vilkår til å jobbe for formålet vårt, og hindre at økonomien blir en belastning.

Funkis sine vedtekter, strategi og retningslinjer gjelder for både sentralleddet og fylkeslagene. Fylkeslagene kan være egne selveiende og demokratiske enheter med ansvar for egen økonomi. Økonomihåndboka gjelder for hele organisasjonen.

1. God økonomistyring

1.1 Styret har ansvaret for økonomien

Hele styret har ansvar for at økonomien forvaltes på en god måte. Dette innebærer at styret skal sørge for:

• regnskap som føres etter god regnskapsskikk
• hensiktsmessige kontrollrutiner for økonomiske midler
• forutsigbare og tilstrekkelige inntekter
• åpenhet om økonomiske forhold

Styret må behandle regnskap og budsjett regelmessig, som hovedregel fire ganger i året. Dersom inntekter svikter eller utgifter er høyere enn forventet, må styret beslutte hvordan det skal løses.

1.2 Omdømme og fornuftig pengebruk

Omdømme og fornuftig pengebruk henger nøye sammen. Pengebruk og prioriteringer som skaper oppmerksomhet kan lett gi et negativt omdømme. Funkis drives i hovedsak av offentlige tilskudd og medlemskontingenter. Derfor ligger det et ekstra stort ansvar i å tenke gjennom hva som er forsvarlig og fornuftig pengebruk. Et omdømme tar lang tid å bygge opp samtidig som det lett rives ned.

Det er styrets ansvar at Funkis har nødvendig tillit blant medlemmene og andre interessenter. Styret må derfor sørge for at vi aktivt kommuniserer til medlemmer og interessenter om interne beslutningsprosesser, rutiner, oppnådde resultater, endringer og økonomiske forhold.

1.3 Styret skal ha en plan for å sikre inntekter

Tilskudd, støtte, gaver og kontingenter skal brukes på Funkis sitt formål og på den måten vi har oppgitt overfor bidragsyterne.

Styret bør sørge for å ha enn én inntektskilde, slik at aktivitetene våre er mindre sårbare for kutt og innstramminger. Offentlige tilskudd til studieforbund er avhengig av politiske prioriteringer, både på stat- og fylkesnivå. Noen fylkeslag får i dag driftstilskudd fra fylkeskommunen, men ikke alle. Det finnes veldig mange støtteordninger som frivillige organisasjoner kan søke om støtte fra. Å investere litt tid i gode søknader kan gi ekstra inntekter og gjøre økonomien vår sterkere.

Funkis er godkjent søkerorganisasjon i Stiftelsen Dam og har muligheter til å søke prosjektmidler. Oversikt over de ulike ordningene finnes på www.dam.no. Dette er ordninger som også er åpne for fylkeslagene, men søknader må utarbeides i samspill med administrasjonen i Funkis. Administrasjonen skal koordinere og sikre kvalitet i søknadene som sendes fra Funkis.

1.4 Styret skal ha en plan for oppsparte midler

Styret skal ha en plan som sikrer likviditet, dvs. at det er midler til å dekke forpliktelsene våre, samtidig som den skal motvirke at midler blir stående ubrukt på konto over tid. Styret skal sørge for at midlene forvaltes til aktiv utvikling.

En stor økonomisk buffer kan gjøre oss sårbare for fremtidige kutt i offentlige tilskudd. Politikerne må hvert år vurdere hva de skal prioritere på bekostning av noe annet, da må vi kunne forsvare hver krone vi får.

1.5 Styrebehandling av fullmakter

På første styremøte etter årsmøtet skal styret fastsette og referatføre hvem i styret og ev. andre som skal ha ulike fullmakter.

• Fullmakt til å kontrollere og anvise godkjente bilag i regnskapet.
• Tilgang til nettbank og fullmakt til å legge inn eller godkjenne utbetalinger sammen med en annen person.

Gode kontrollrutiner bygger tillit og hindrer at våre tillitsvalgte og ansatte kan mistenkes for økonomisk mislighold. Styret må sørge for regelmessig behandling av regnskap og budsjett (jf. 1.1) og at økonomistyringen ikke faller på bare en person. At flere personer er involvert i økonomistyringen styrker tilliten.

Styret skal sikre at styreleder og økonomiansvarlig ikke er samme person.

1.6 Bank, kontanter og betalingskort

Bankoverføringer skal alltid håndteres av to personer. Mange banker kan sette opp regler for dobbel godkjenning i nettbanken. Alternativt må styret sørge for at to personer samarbeider om å legge inn og godkjenne overføringer på en annen måte.

Det er ikke anledning til å ha kontantkasse.

Ved behov kan det anskaffes kredittkort til tjenestebruk. Kort som er direkte knyttet til bankkontoen (debetkort) skal ikke benyttes.

1.7 Godtgjørelser til styremedlemmene

Årsmøtet skal vedta retningslinjer for dekning av utgifter og godtgjørelser til styremedlemmene.

Godtgjørelser til styremedlemmene bør ha et nøkternt omfang og stå i forhold til organisasjonens økonomi. Styrearbeid i Funkis skal først og fremst skje på frivillig basis. Omfanget og nivået av godtgjørelser bør gjenspeile dette.

Når økonomien tillater det, bør styremedlemmene få dekket nødvendige utgifter til reise, overnatting, kost og evt. andre utgifter som knytter seg direkte til utførelse av styrevervet. Honoraret til styremedlemmene skal dekke vanlige driftskostnader som påløper i forbindelse med styrevervet, f.eks. forbruk av kontorrekvisita, utskrifter eller bruk av privat mobiltelefon.

Styret kan vedta tilsvarende retningslinjer som gjelder for andre enn styremedlemmene.

1.8 Datautstyr og telefon til tillitsvalgte

I utgangspunktet forventes det at tillitsvalgte har tilgang til telefon og datautstyr som kan brukes til å gjennomføre arbeidet som tillitsvalgt i Funkis.

Bruk av privat mobilabonnement eller internettilkobling dekkes normalt ikke.

I særlige tilfeller kan det kjøpes inn nødvendig utstyr etter særskilt avtale med den som har behov for utstyret. Utstyret er Funkis sin eiendom og skal leveres tilbake når den tillitsvalgte trer ut av vervet. Innkjøp og avtaler etter dette punktet skal på forhånd drøftes med generalsekretæren.

2. Regnskapsinstruks

2.1 God regnskapsskikk

Sentralleddet og fylkeslagene skal føre regnskap etter god regnskapsskikk:

• Regnskapet føres på samme måte gjennom hele året.
• Alle postene i regnskapet dokumenteres.
• Regnskapet føres løpende og regelmessig avstemmes mot bankkontoer.
• Regnskapet er klart, presist og etterprøvbart.

Mer enn én person skal være godt kjent med regnskapet gjennom hele året, i tillegg til at regnskapet behandles regelmessig av styret (jf. 1.1). F.eks. kan økonomiansvarlig og styreleder ha regelmessig gjennomgang av regnskapet.

2.2 Bilag

Alle føringer i regnskapet må ha en dato som forteller når pengene ble brukt og en beskrivelse av hva pengene er brukt på. Det bør finnes et bilag på alle kostnader og inntekter. Bilag kan være kvitteringer, fakturaer, reiseregninger, tilskuddsbrev eller annet som dokumenterer en utgift eller en inntekt.

Alle bilag skal behandles av to personer.

• Bilaget godkjennes av den som står for utgiften eller inntekten.
• Godkjente bilag kontrolleres og anvises av den styret har gitt fullmakt til dette.

Bilag for bevertning, overnattinger, reiseutgifter og lignende utgifter skal vise formål/program for aktiviteten og hvem som deltok. Bruk gjerne standardskjemaer for utlegg og reiseregninger.

Funkis skal ikke dekke kostnader for alkoholholdig drikke.

Noen ganger er det feil og mangler i bilagene, f.eks. at noen mister en kvittering. I slike tilfeller er en beskrivelse av kostnaden og en forklaring om at kvitteringen er mistet et mye bedre bilag enn ingenting eller en kryptisk utskrift fra banken.

2.3 Revidert årsregnskap

Regnskapet skal revideres og godkjennes i henhold til vedtektene. Sentralleddet og fylkeslag som mottar tilskudd kan være pålagt å levere et revidert og godkjent årsregnskap i forbindelse med rapportering.

• Sentralleddet er regnskapspliktig og pålagt å bruke en statsautorisert revisor, jf. § 15 i forskrift om studieforbund godkjent av Kultur- og likestillingsdepartementet.
• Fylkeslagene fører regnskap i et system de velger selv, eventuelt med bistand fra en regnskapsfører. Som revisor i fylkeslag velges to personer på årsmøtet. Disse skal ikke inneha verv i besluttende organer i fylkesstyret eller ha nære relasjoner til noen som har det.

3. Maler og andre nyttige verktøy

Som støtte til arbeidet skal administrasjonen vedlikeholde en oversikt på funkis.no med relevante maler, ressurser og gode eksempler.