Stikkprøver og internkontroll
Offentlige tilskudd må brukes i tråd med lov, forskrifter og tilskuddsregler. Derfor gjennomfører vi stikkprøver i kurssystemet vårt.
Stikkprøver
Stikkprøver er når Funkis kontrollerer at kurs i medlemsorganisasjonene følger loven. Hvilke kurs som kontrolleres bestemmes helt tilfeldig av kurssystemet. Stikkprøven skjer etter at du har levert kursrapport og før tilskuddet blir utbetalt. Jo raskere du svarer på stikkprøven, jo tidligere får du utbetalt tilskuddet.
Hva spør vi om?
Når Funkis gjennomfører stikkprøver spør vi om fire ting:
- hvordan kurset ble kunngjort (Hvem var målgruppen? Hvordan fikk folk vite om kurset?)
- det faglige innholdet i kurset (kursprogrammet, gikk ting som planlagt?)
- oversikt over kostnadene til kurset (Ble tilskuddet brukt til å redusere kostnadene? Ble tilretteleggingstilskuddet brukt riktig?)
- tilbakemeldinger til Funkis sånn at vi kan bli bedre
- noen ganger spør vi også deltakerne om de har vært på kurset
Har du fått varsel om stikkprøve?
For deg som studieleder ser stikkprøven ut som en ny rapport, hvor du svarer på noen spørsmål og laster opp noen filer. Her kan du se steg for steg hvordan du fyller ut:
1. Kunngjøring av kurset
Her skriver du hvem kurset var for og hvordan deltakerne fikk vite om kurset. Du må også laste opp et eksempel på kunngjøring (eks. invitasjon, epost eller plakat).
2. Faglig innhold
Her laster du opp kursprogrammet og vurderer om kurset gikk som planlagt. Skriv gjerne en kommentar eller merknad som forklarer kursprogrammet eller endringer dere har gjort på det.
3. Kostnader
Tilskuddene våre skal brukes til å redusere kostnadene til kurset (dersom dere hadde kostnader). Svarer du nei her blir du sendt rett videre til “Tilbakemelding”.
Hvis kurset hadde kostnader må du laste opp bilag som kvitteringer og lignende som viser disse kostnadene. Her kan du også skrive kommentarer som forklarer det du har lastet opp.
4. Tilbakemelding til Funkis
Vi ønsker å bli bedre! Her forteller du oss hvor lang tid du brukte på å finne dokumentasjon og fylle ut denne stikkprøven. Gi oss gjerne en tilbakemelding på ting som kan bli bedre eller ting du syns funker topp!
Før innsending kontrollerer skjemaet at du har fylt ut alle feltene med stjerne (*). Hvis du har glemt et felt blir det markert i rødt så du kan rette opp før du sender inn😊
Internkontroll
Alle som mottar tilskudd til voksenopplæring må også ha systemer for internkontroll:
§ 14. Krav til internkontroll
Studieforbundene har ansvar for at organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for intern kontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev. Det skal finnes dokumentasjon på rutiner for internkontroll.(Forskrift om studieforbund godkjent av Kultur- og likestillingsdepartementet)
Andre tips
- Ha disse rutinene tilgjengelig på deres egne nettsider.
- Informer kursdeltakerne om at kurset er støttet av Funkis, og at de dermed kan bli kontaktet av oss ved en stikkprøvekontroll.
- Bruk gjerne verktøyene på nettsiden random.org for å tilfeldig velge hvilke kurs som skal kontrolleres
Om dere ønsker å kontrollere ting utover stikkprøvepunktene (f.eks. for statistiske formål) kan dette gjøres internt i organisasjonen uten at Funkis involveres. Derfor anbefaler Funkis at medlemmer har rutiner for internkontroll i egen organisasjon.
Tilskuddsregler
Studieforbundet Funkis bruker tilskuddsreglene når vi godkjenner kurs og fordeler tilskudd.