Internkontroll etter varsel er ikke det samme som de rutinemessige internkontrollene, og dette er arbeid som kommer i tillegg. 

Kriterier

Hvilke kurs, og hvilke organisasjoner vi sjekker skal være basert på en bekymringsmelding eller varsel. Når varslet er mottatt søkes kurset opp via kurs-id og all informasjon blir undersøkt og vurdert i tråd med gjeldende retningslinjer. 

Dokumentasjon og arkivering

Vi gjennomfører varslingsrutiner iht. våre gjeldende rutiner og maler. Det inkluderer innkallelser/utlysninger, prosess, deltakerlister, pedagogisk innhold og eventuelle bilag og faktura som er viktig å få innsyn i.

All kommunikasjon og dokumentasjon rundt et varsel vil bli lagret i våre systemer, og kan etterprøves om det er behov for dette, og /eller ny dokumentasjon dukker opp.

Gjennomføring

Vi sender ut et brev til dem det gjelder. Brevet inneholder informasjon om prosessen og krav til ønsket dokumentasjon. Sentral studieleder i organisasjonen vil alltid stå på kopi og på denne måten motta informasjon om hva som skjer. 

Når all relevant informasjon er hentet inn blir dette saksbehandlet i henhold til gjeldende rutiner. 

Når kontrollen er ferdigstilt og vi har trukket vår konklusjon, sendes det svar til lokallaget/ organisasjonen det gjelder.

Avvik

Avvik kan få ulike utfall:

  • Veiledning og forklaring på hva som er gjort feil.
  • Studieleder kan bli fratatt retten til å melde inn kurs i FunkisKurs.
  • Krav om tilbakebetaling av tilskudd.
  • Krav om ny opplæring av studieleder. 
  • Politianmeldelse.
  • Andre utfall som vil være hensiktsmessig i en gitt situasjon. 

Saken vil bli vurdert ut fra et helhetlig perspektiv, og flere ulike tiltak kan bli vurdert i saken ut fra alvorlighetsgrad og/eller gjentakelser.

Saksbehandler for bekymringsmeldinger og varsler

Ansvarlige for kontroller i Studieforbundet Funkis er for tiden rådgiver Jorunn Myhren og generalsekretær Roger Håkon Skår.

Evaluering

Rutiner for internkontroll etter varsel evalueres hver høst. Dette for å sikre at vi til enhver tid er oppdaterte på lover, regler og metoder for gjennomføringen av disse kontrollene. 

Sist oppdatert 16. september 2021. Jorunn Myhren.