Internkontroll etter varsel er ikke det samme som de rutinemessige internkontrollene, og dette er arbeid som kommer i tillegg.

Kriterier

Hvilke kurs og hvilke organisasjoner vi undersøker, skal være basert på en bekymringsmelding eller varsel. Når varselet er mottatt, søkes kurset opp via kurs-id i kursportalen, og all informasjon blir undersøkt og vurdert i tråd med gjeldende retningslinjer.

Dokumentasjon og arkivering

Vi gjennomfører varslingsrutiner iht. våre gjeldende rutiner og maler. Disse finnes i en egen mappe på fellesområdet til administrasjonen.

All kommunikasjon og dokumentasjon rundt et varsel vil bli lagret i våre systemer, og kan etterprøves om det er behov for dette, og /eller ny dokumentasjon dukker opp.

Saksgangen i internkontrollen

Vi sender ut et brev til dem det gjelder. Brevet inneholder informasjon om prosessen og krav til ønsket dokumentasjon. Sentral studieleder i organisasjonen vil alltid stå på kopi og på denne måten motta informasjon om hva som skjer.

Når all relevant informasjon er hentet inn blir dette saksbehandlet i henhold til gjeldende rutiner.
Når kontrollen er ferdigstilt og vi har trukket vår konklusjon, sendes det svar til lokallaget/ organisasjonen det gjelder.

Hvis studieforbundet ikke har mottatt etterspurt dokumentasjon etter 1 mnd. fra første utsendte varsel, vil studieforbundet anse at arrangør ikke har dokumentasjon for at kurset var gjennomført iht. krav i voksenopplæringsloven og Funkis `tilskuddsforvaltning, og be om at tilskuddet betales tilbake.  

Avvik

Avvik kan få ulike utfall:

  • Veiledning og forklaring på hva som er gjort feil.
  • Studieleder kan bli fratatt retten til å melde inn kurs i FunkisKurs.
  • Krav om tilbakebetaling av tilskudd.
  • Krav om opplæring av studieleder.
  • Politianmeldelse.

Saken vil bli vurdert ut fra et helhetlig perspektiv, og flere ulike tiltak kan bli vurdert i saken ut fra alvorlighetsgrad og/eller gjentakelser.

Informasjonsflyt i administrasjonen

Ansvarlige for kontroller i Studieforbundet Funkis er for tiden Pia Regine Østby Johannesen og Roger Håkon Skår.

Evaluering

Rutiner for internkontroll etter varsel evalueres hver høst. Dette for å sikre at vi til enhver tid er oppdaterte på lover, regler og metoder for gjennomføringen av disse kontrollene.

Oppdatert 27.10. 23. Pia Regine Østby Johannesen