Rutiner for internkontroll etter varsel
Når noen i Studieforbundet Funkis mottar en bekymringsmelding eller et varsel angående kursvirksomheten til en organisasjon eller et lokallag, skal dette følges opp.
Internkontroll etter varsel er ikke det samme som de rutinemessige internkontrollene, og dette er arbeid som kommer i tillegg.
Kriterier
Hvilke kurs, og hvilke organisasjoner vi sjekker skal være basert på en bekymringsmelding eller varsel. Når varslet er mottatt søkes kurset opp via kurs-id og all informasjon blir undersøkt og vurdert i tråd med gjeldende retningslinjer.
Dokumentasjon og arkivering
Vi gjennomfører varslingsrutiner iht. våre gjeldende rutiner og maler. Det inkluderer innkallelser/utlysninger, prosess, deltakerlister, pedagogisk innhold og eventuelle bilag og faktura som er viktig å få innsyn i.
All kommunikasjon og dokumentasjon rundt et varsel vil bli lagret i våre systemer, og kan etterprøves om det er behov for dette, og /eller ny dokumentasjon dukker opp.
Gjennomføring
Vi sender ut et brev til dem det gjelder. Brevet inneholder informasjon om prosessen og krav til ønsket dokumentasjon. Sentral studieleder i organisasjonen vil alltid stå på kopi og på denne måten motta informasjon om hva som skjer.
Når all relevant informasjon er hentet inn blir dette saksbehandlet i henhold til gjeldende rutiner.
Når kontrollen er ferdigstilt og vi har trukket vår konklusjon, sendes det svar til lokallaget/ organisasjonen det gjelder.
Avvik
Avvik kan få ulike utfall:
- Veiledning og forklaring på hva som er gjort feil.
- Studieleder kan bli fratatt retten til å melde inn kurs i FunkisKurs.
- Krav om tilbakebetaling av tilskudd.
- Krav om ny opplæring av studieleder.
- Politianmeldelse.
- Andre utfall som vil være hensiktsmessig i en gitt situasjon.
Saken vil bli vurdert ut fra et helhetlig perspektiv, og flere ulike tiltak kan bli vurdert i saken ut fra alvorlighetsgrad og/eller gjentakelser.
Saksbehandler for bekymringsmeldinger og varsler
Ansvarlige for kontroller i Studieforbundet Funkis er for tiden rådgiver Jorunn Myhren og generalsekretær Roger Håkon Skår.
Evaluering
Rutiner for internkontroll etter varsel evalueres hver høst. Dette for å sikre at vi til enhver tid er oppdaterte på lover, regler og metoder for gjennomføringen av disse kontrollene.
Sist oppdatert 16. september 2021. Jorunn Myhren.