Rutiner for internkontroll etter varsel i Studieforbundet Funkis
Når noen i Studieforbundet Funkis mottar en bekymringsmelding eller et varsel angående kursvirksomheten til en organisasjon eller et lokallag, skal dette følges opp.
Internkontroll etter varsel er ikke det samme som de rutinemessige internkontrollene, og dette er arbeid som kommer i tillegg.
Kriterier
Hvilke kurs og hvilke organisasjoner vi undersøker, skal være basert på en bekymringsmelding eller varsel. Når varselet er mottatt, søkes kurset opp via kurs-id i kursportalen, og all informasjon blir undersøkt og vurdert i tråd med gjeldende retningslinjer.
Dokumentasjon og arkivering
Vi gjennomfører varslingsrutiner iht. våre gjeldende rutiner og maler. Disse finnes i en egen mappe på fellesområdet til administrasjonen.
All kommunikasjon og dokumentasjon rundt et varsel vil bli lagret i våre systemer, og kan etterprøves om det er behov for dette, og /eller ny dokumentasjon dukker opp.
Saksgangen i internkontrollen
Vi sender ut et brev til dem det gjelder. Brevet inneholder informasjon om prosessen og krav til ønsket dokumentasjon. Sentral studieleder i organisasjonen vil alltid stå på kopi og på denne måten motta informasjon om hva som skjer.
Når all relevant informasjon er hentet inn blir dette saksbehandlet i henhold til gjeldende rutiner.
Når kontrollen er ferdigstilt og vi har trukket vår konklusjon, sendes det svar til lokallaget/ organisasjonen det gjelder.
Hvis studieforbundet ikke har mottatt etterspurt dokumentasjon etter 1 mnd. fra første utsendte varsel, vil studieforbundet anse at arrangør ikke har dokumentasjon for at kurset var gjennomført iht. krav i voksenopplæringsloven og Funkis `tilskuddsforvaltning, og be om at tilskuddet betales tilbake.
Avvik
Avvik kan få ulike utfall:
- Veiledning og forklaring på hva som er gjort feil.
- Studieleder kan bli fratatt retten til å melde inn kurs i FunkisKurs.
- Krav om tilbakebetaling av tilskudd.
- Krav om opplæring av studieleder.
- Politianmeldelse.
Saken vil bli vurdert ut fra et helhetlig perspektiv, og flere ulike tiltak kan bli vurdert i saken ut fra alvorlighetsgrad og/eller gjentakelser.
Informasjonsflyt i administrasjonen
Ansvarlige for kontroller i Studieforbundet Funkis er for tiden Pia Regine Østby Johannesen og Roger Håkon Skår.
Evaluering
Rutiner for internkontroll etter varsel evalueres hver høst. Dette for å sikre at vi til enhver tid er oppdaterte på lover, regler og metoder for gjennomføringen av disse kontrollene.
Oppdatert 27.10. 23. Pia Regine Østby Johannesen